Email: fk@trisakti.ac.id
Phone: (021) 566-3232
Jalan Kyai Tapa No. 1 Grogol
Jakarta Barat, Indonesia

Tracer Study

button-twitter.png button-facebook.png

Tracer Study

Tracer study Fakultas Kedokteran adalah studi penelusuran alumni untuk mengetahui kegiatan alumni setelah lulus Fakultas Kedokteran Universitas Trisakti, transisi dari dunia pendidikan ke dunia kerja, situasi kerja, pemerolehan kompetensi, dan penggunaan kompetensi dalam kerja.
Alumni Fakultas Kedokteran Universitas Trisakti adalah lulusan Fakultas Kedokteran Universitas Trisakti yang telah menyelesaikan pendidikan Sarjana dan Profesi Dokter. 
Tim Tracer Study Universitas Trisakti yang melaksanakan tracer study untuk lulusan Fakultas Kedokteran adalah Tim Pelaksana yang dibentuk berdasarkan SK Rektor Universitas Trisakti No. 019/Usakti/SKR/II/2017, dengan mempertimbangkan SK Rektor I No. 0460/Usakti/SKR/IV/2012 tentang Pemberlakuan Pedoman Pelaksanaan tracer study Universitas Trisakti, dengan tugas:
  1. Melaksanakan studi penelusuran (tracer study) dari berbagai program studi pada lingkup Universitas Trisakti
  2. Kegiatan lain yang menunjang dan relevan dengan studi penelusuran lulusan
  3. Tim  mulai melaksanakan tugas sejak tanggal ditetapkan yaitu 1 Maret 2017.
 
Ruang Lingkup Tracer Study Fakultas Kedokteran Universitas Trisaktimelibatkan alumni program studi profesi, dijalankan melalui mekanisme rutin per tahun dengan dibiayai oleh anggaran universitas. Kegiatan tracer study Universitas Trisakti meliputi sosialisasi informasi dari Universitas ke Fakultas, Pembentukan Tim Tracer Study Universitas dan Fakultas, penyusunan database, pembuatan aplikasi berbasis web dan android, penyusunan parameter dan jenis kuesioner, pelaksanaan survei secara online, pengolahan data penyusunan hingga penerahan laporan tracer study ke Fakultas. 
Kedudukan Tim Tracer Study Universitas Trisaktiberada langsung dibawah Rektor dan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, sedangkan anggota Tim Tracer Study Fakultas berada dibawah Dekan dan pembinaan dilakukan oleh Bidang Kemahasiswaan dan Alumni.
Tugas Pokok Tim
  1. Membantu Pimpinan Universitas dalam kebijakan tentang studi penelusuran alumni untuk mengetahui kegiatan alumni setelah lulus dari perguruan tinggi, transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, situasi kerja, pemerolehan kompetensi, dan penggunaan kompetensi dalam kerja.
  2. Merencanakan program kegiatan lain yang menunjang dan relevan dengan pelaksanaan studi penelusuran berikut anggarannya serta melakukan koordinasi, pengendalian dan evaluasi kegiatan yang dilaksanakan.
 
Maksud dan Tujuan Tracer study Universitas Trisakti adalah studi penelusuran jejak lulusan / alumni yang dilakukan pada tahun ketiga setelah sumpah dokter (2 tahun lulus ditambah 1 tahun Program Internsip Dokter Indonesia Kementerian Kesehatan R.I). 
 
Kegiatan tracer study Universitas Trisaktidi tingkat Universitas bertujuan untuk  mengetahui hasil pendidikan dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan ke dunia usaha dan industri, keluaran pendidikan berupa penilaian diri terhadap pengusaha dan pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa evaluasi pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi serta input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap informasi lulusan.
Tujuan tracer study Universitas Trisakti juga memiliki tujuan-tujuan berikut:
  1. Menggali informasi dari alumni Universitas Trisakti mengenai perkembangan kompetensi yang dibutuhkan pasar kerja untuk bahan perbaikan kurikulum.
  2. Untuk memperoleh umpan balik proses pembelajaran yang berlangsung selama masa perkuliahan dan menginventarisir manfaat yang diperoleh alumni selama menempuh pendidikan di Universitas Trisakti.
  3. Sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui relevansi pendidikan tinggi dengan pekerjaan dan mengetahui posisi lulusan yang telah terserap dalam dunia tenaga kerja.
  4. Sebagai umpan balik bagi jaminan kualitas perguruan tinggi dalam menentukan kebijakan pendidikan secara nasional dan menyiapkan lulusan sesuai dengan kompetensi yang diperlukan di dunia kerja.
  5. Melakukan penelusuran tempat kerja, bidang kerja, waktu tunggu memperoleh pekerjaan, gaji pertama, dan informasi lainnya.
  6. Membantu program Pemerintah dalam rangka memetakan kebutuhan dunia kerja dengan pembangunan pendidikan di Indonesia.
  7. Meningkatkan kualitas lulusan dan akseptabilitas di dunia kerja.
  8. Sebagai informasi bagi mahasiswa, orang tua, dosen, adminstrasi pendidikan dan para pelaku pendidikan mengenai alumni/lulusan perguruan tinggi.
  9. Membantu perguruan tinggi dalam proses akreditasi, baik Nasional ataupun Internasional.
 
Metode
Tracer study FKUniversitas Trisakti ini menggunakan desain survei, dilakukan secara kohort dengan subyek dan populasi target adalah alumni Universitas Trisakti yang telah menyelesaikan Program Profesi Dokter. Instrumen kuesioner yang dipergunakan merujuk penuh dari kuesioner Kemenristekdikti dan kuesioner tambahan hasil kompilasi antara kuesioner standar dari INDOTRACE yang telah diadaptasi dan dikembangkan berdasarkan kebutuhan data penelusuran.  Struktur kuesioner terdiri dari karakteristik sosiobiografi, pendidikan dan pekerjaan sebelum kuliah; kegiatan pendidikan dan pengalaman pembelajaran; pencarian kerja dan transisi ke dunia kerja; pekerjaan; pekerjaan dan kompetensi, hubungan antara studi dengan kerja.
 
Kuesioner di transformasikan dari format word ke format digital melalui pembuatan aplikasi tracer study berbasis web dan android, pengunggahan kuesioner dan database responder melalui aplikasi pada server yang telah disiapkan selanjutnya dilakukan pengumpulan data secara online. Selama proses pengumpulan data diawali dengan regristrasi, verifikasi dan validasi responder kemudian mengisi kuesioner, secara paralel dilakukan validasi dan komunikasi melalui pemeriksaan langsung dengan mekanisme kontak melalui telpon, surel, sms. Data yang terkumpul kemudian di interpretasi, dianalisa dengan menggunakan analisis univariat dan dipresentasikan. Penyusunan laporan dilakukan setelah dilakukan analisa data untuk kepentingan manajemen pendidikan di Universitas Trisakti disajikan dengan dua format yaitu berupa Executive Summary sesuai data-data yang diperlukan pada tracer study Kemenristekdikti dan format lengkap Universitas dan FakultasHasil raw datatracer study Universitas Trisakti disimpan dalam format Trisakti dan format yang kompatibel dengan formulir dari Kemenristekdikti.  
 
Garis Besar  Prosedur
  1. Universitas mendapatkan surat pemberitahuan Kemenristekdikti untuk pelaksanaan tracer study Universitas Trisakti alumni ditingkat Universitas.
  2. Surat pemberitahuan ditindaklanjuti oleh Wakil Rektor III dengan menyusun tim Tracer Study. Tim Tracer Study Universitas Trisakti terdiri dari unit kemahasiswaan dan alumni.
  3. Wakil Rektor III bersama Dekan-Dekan dan Wakil-Wakil Dekan III melakukan koordinasi dengan seluruh anggota Tim Tracer Study Universitas Trisaktiuntuk membicarakan rencana pelaksanaan kegiatan, pembagian tugas, dan kebutuhan. 
  4. Bagian akademik dan alumni mempersiapkan data daftar alumni berdasarkan tahun lulus. Data diserahkan kepada ketua Tim Tracer Study.
  5. Tim Tracer Study Universitas Trisaktimemperoleh daftar alumni dari Barensif, BAA, dan Bagian Kemahasiswaan dan Alumni untuk segera diproses daftar alamat yang bisa dihubungi, tanggal lahir dan Nomer Induk Mahasiswa (NIM).
  6. Tim Tracer Study Universitas Trisakti menghimpun data-data yang sudah diperoleh dari bagian akademik dan bagian alumni untuk menentukan jumlah responden.
  7. Tim Tracer Study Universitas Trisaktimempersiapkan kuesioner dan bersama Tim IT mentransformasi menjadi bentuk digital, membuat danmengembangkan aplikasi tracer study berbasis web dan android. Tim Tracer Study Universitas Trisakti mengirim tautan kuesioner dan pemberitahuan melalui blast pesan singkat dan surel kepada responden.  
  8. Tim pengolah data melakukan penggalian informasi seperti yang tercantum di kuesioner kepada alumni. Penggalian informasi dilakukan selama 2 bulan melalui telepon dan surel.
  9. Tim pengolah data menyusun data-data yang sudah diperoleh dalam database dan menyerahkan database isian kuesioner yang diisi oleh alumni kepada Tim Tracer Study.
  10. Ketua tracer study Universitas Trisakti melakukan kompilasi data-data dan menyusun laporan akhir.
  11. Ketua tracer study Universitas Trisakti menyerahkan laporan hasil pelaksanaan tracer study Universitas Trisaktikepada Ketua.
  12. Ketua melakukan verifikasi laporan tracer study Universitas Trisakti. Verifikasi meliputi kelengkapan data-data isian kuesioner. Apabila ada perbaikan, ketua Tim Tracer Study Universitas Trisakti melakukan perbaikan paling lama 7 hari setelah laporan dikembalikan. Ketua menyerahkan laporan hasil pelaksanaan tracer study  Universitas Trisaktikepada WR III.
  13. Prosedur layanan tracer study Universitas Trisaktialumni selesai.
 
Pembuatan Aplikasi  Tracer  Study
  1. Aplikasi berbasis web dan android bersifat:
    1. User friendly, aman, cepat aman dan akurat
    2. Aplikasi dan data base dapat kompatibel dengan web trisakti
    3. Responden mudah mengakses
    4. Verifikasi responden agar terjamin satu responden satu login.
    5. Pertanyaan yang sudah terjawab tersimpan real time.
  2. Pertanyaan dan data base mudah diupdate, dikolompokan dan dimodifikasi.
  3. Hasil pengumpulan data dapat terlihat realtime, mudah diakses tertera secara grafis sebagai dashboard.
  4. Data digital hasil pengumpulan informasi mudah diolah dengan excel dan statistic lainnya dan mempunyai format yang kompatibel dengan format Dikti pada tahun terkait.
 
Pengumpulan Data
  1. Surel blast dikirim keseluruh responden yang memiliki alamat surel di data base.
    1. Surel resmi dikirim dengan ditandatangani oleh Pimpinan Universitas Trisakti dan Ketua Tim Tracer Study Universitas Trisakti.
    2. Memberikan informasi alamat URL untuk register dan aktivasi akun.
    3. Memberikan informasi responden setelah aktivasi untuk mengakses kuesioner online.
  2. Melakukan pengecekan apakah responden mengisi kuesioner.
    1. Mengirimkan surel "ucapan terima kasih" pada responden yang mengisi kuesioner.
    2. Mengirim ulang surel blast dan kontak telepon kepada responden yang belum registrasi dan aktivasi serta mengisi kuesioner.
  3. Pengingat/reminders/recontact
Butir Standar
Perencanaan Tracer Study
  1. Bagian tracer study Universitas Trisaktimenyiapkan proposal kegiatan tracer study Universitas Trisakti setiap satu tahun anggaran.
  2. Bagian tracer study Universitas Trisakti menyusun dan mengembangkan kuisioner tracer study  Universitas Trisaktiminimal setiap tahun sekali.
  3. Bagian tracer study Universitas Trisaktimemberikan pelatihan kepada petugas tracer study Universitas Trisakti sebelum pelaksanaan tracer study Universitas Trisakti2017dimulai.
  4. Bagian tracer study Universitas Trisaktimenyiapkan data alumni yang akan ditelusuri
  5. Bagian tracer study  Universitas Trisaktidapat meminta data alumni pada Biro Akademik atau Fakultas setelah proses yudisium selesai dilaksanakan.
  6. Bagian tracer study Universitas Trisaktiharus menyiapkan dan memeriksa ulang semua fasilitas media yang akan digunakan untuk pelaksanaan tracer study.
  7. Ketua pelaksana tracer study Universitas Trisaktiharus memeriksa semua
  8. persiapan tracer study Universitas Trisakti dan memberikan persetujuan jika semua persiapan telah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
  9. Ketua Pelaksana tracer study Universitas Trisaktimemberikan paparan perencanaan tracer study Universitas Trisaktitahun berjalan kepada seluruh pemangku kepentingan internal Universitas Trisakti.
  10. Pimpinan Universitas memberikan persetujuan sebagai tanda pelaksanaan tracer study Universitas Trisaktiboleh dilaksanakan.
 
Pelaksanaan tracer study  Universitas Trisakti  Online
  1. Petugas tracer study Universitas Trisaktimengirimkan alamat URL kuesioner kepada alumni dengan menggunakan surel minimal sekali dalam setahun.
  2. Petugas tracer study Universitas Trisakti mengecek hasil isian kuesioner setiap alumni paling lambat satu minggu setelah pengiriman surel.
  3. Petugas tracer study Universitas Trisaktimengecek sekali dalam seminggu sampai berhasil atau maksimal 4 kali.
  4. Petugas tracer study Universitas Trisakti akan mengalihkan cara penelusuran dengan media lain seperti telepon jika secara online tidak berhasil.
  5. Ketua Tim Pelaksana tracer study Universitas Trisaktimempunyai maksimal 5 petugas penelusur tracer study.
  6. Petugas tracer study Universitas Trisaktidimungkinkan mengirimkan ulang surel untuk registrasi dan aktivasi akun.
  7. Petugas tracer study Universitas Trisakti dimungkinkan untuk melakukan penelusuran secara langsung ke alumni menggunakan telepon.
  8. Petugas tracer study Universitas Trisaktimemeriksa respon paling lambat satu minggu setelah pengiriman surel kuisioner dilaksanakan. Petugas tracer study Universitas Trisaktiakan menelpon atau mengirim surel jika respon kuisioner belum diperoleh.
  9. Petugas tracer study Universitas Trisaktimengecek sekali dalam seminggu sampai berhasil atau maksimal 4 kali.
  10. Jika proses penelusuran secara normal tidak berhasil, maka Petugas tracer study Universitas Trisakti akan dialihkan ke petugas  lain dan proses diulang sampai maksimal 4 kali.
  11. Petugas tracer study Universitas Trisaktimencatatkan status terakhir penelusuran untuk setiap alumni agar mudah diteruskan oleh petugas lainnya.
 
Pengendalian Tracer Study
  1. Koordinator/Supervisor tracer study Universitas Trisakti mengecek secara acak pelaksanaan penelusuran dengan cara mengirim surel atau menelpon ke alumni terkait
  2. Koordinator/Supervisor tracer study Universitas Trisakti melaporkan hasil penelusuran kepada Ketua tracer study Universitas Trisakti minimal satu kali dalam seminggu.
  3. Ketua tracer study Universitas Trisakti memeriksa pelaksanaan penelusuran minimal satu minggu sekali.
  4. Ketua tracer study  Universitas Trisakti melaksanakan rapat dengan Tim minimal satu kali dalam sebulan.
  5. Ketua tracer study Universitas Trisakti melaporkan pelaksanaan penelusuran ke pimpinan minimal 3 bulan sekali.
 
Aksi Perbaikan Tracer Study
  1. Tim Peneliti melakukan pembersihan dan pengolahan data hasil penelusuran minimal sekali dalam setahun
  2. Tim Peneliti melakukan analisis data minimal sekali dalam setahun.
  3. Tim Peneliti melaporkan hasil analisis kepada Ketua tracer study Universitas Trisaktiminimal setahun sekali.
  4. Ketua tracer study Universitas Trisaktimelaporkan hasil penelusuran kepada Pimpinan Universitas.
  5. Tim Peneliti melakukan peninjauan ulang dokumen kuesioner tracer study Universitas Trisaktiminimal satu kali dalam setahun, berdasarkan hasil analisis penelusuran dan masukan pemangku kepentingan.
  6. Pimpinan memberikan persetujuan perubahan kuesioner tracer study Universitas Trisaktiuntuk dilaksanakan pada tahun berikutnya.
 
Indikator Mutu
  1. Penelusuran dapat dilakukan tanpa kendala berarti.
  2. Jumlah alumni yang berhasil ditelusuri memenuhi aturan pengambilan sampel dan target sampel.
  3. Diperoleh data alumni yang mutakhir dan disimpan dalam database.
 
Penyusunan Laporan
Laporan disusun untuk kepentingan manajemen pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Trisakti dan akan disajikan dalam dua format yaitu Executive Summary sesuai data-data yang diperlukan pada tracer study Kemenristekdikti dan format lengkap Universitas dan Fakultas. Juga disiapkan tabel data dasar dan grafik-grafik penunjang yang mungkin diperlukan untuk kepentingan yang berbeda-beda (misalnya akreditasi, promosi, dan lain-lain).
 
Mekanisme Kontak
Bagan alur yang menunjukan urutan dari prosedur-prosedur dalam sistem pengumpulan data dimulai dari pengiriman undangan registrasi dan aktivasi melalui surel serta mekanisme menghubungi alumni.